Zertifizierung NF525: Was sagt das Gesetz zu Kassenbons?

Seit dem 1. Januar 2018 verlangt das französische Gesetz von allen umsatzsteuerpflichtigen Händlern, die die Zahlungen ihrer Kunden über eine Software oder ein Kassensystem erfassen, nach einer zertifizierten Software, die konform ist. Diese Verpflichtung, die aus dem Finanzgesetz von 2016 (Artikel 88) stammt, zielt darauf ab, den Umsatzsteuerbetrug zu bekämpfen. Für Gastronomen ist das Verständnis dieser Regelung unerlässlich, um schwere finanzielle Strafen zu vermeiden.

Die Zertifizierung NF525, ausgestellt vom LNE (Nationaler Metrologie- und Prüfungsanstalt), ist der Referenzstandard für Kassensoftware in Frankreich. Sie garantiert vier grundlegende Bedingungen: Unveränderlichkeit (die aufgezeichneten Daten dürfen nicht verändert werden), Datensicherheit (die Daten sind vor Manipulationen geschützt), Archivierung (die Daten werden mindestens 6 Jahre lang aufbewahrt) und Archivzugriff (die Daten sind im Falle einer Steuerprüfung zugänglich).

Im Falle einer Kontrolle, wenn Ihre Kassensoftware nicht zertifiziert ist, riskieren Sie ein Bußgeld von 7.500 Euro pro nicht konformer Software. Sie haben dann 60 Tage Zeit, um die Konformität zu erreichen. Bei einer Wiederholung wird das Bußgeld verdoppelt. Für ein Restaurant mit mehreren Verkaufsstellen können sich die Bußgelder schnell ansammeln. Es ist daher entscheidend, zu überprüfen, ob Ihre Lösung ordnungsgemäß zertifiziert ist, bevor es zu Kontrollen kommt.

Die Zertifizierung NF525 ist nicht der einzige Weg der Konformität. Das Gesetz akzeptiert auch eine individuelle Bescheinigung des Softwareherstellers. Einige Hersteller wie Square oder Zettle erteilen eine individuelle Bescheinigung anstelle der NF525-Zertifizierung. Diese Bescheinigung hat die gleiche Rechtskraft, bindet aber nur den Hersteller und nicht ein unabhängiges Institut. Im Falle einer Auseinandersetzung bietet die NF525-Zertifizierung eine höhere Rechtsicherheit.

Die meisten führenden Kassensoftwaren auf dem französischen Markt sind NF525-zertifiziert: Zelty, Innovorder, Popina, Cashpad, L’Addition, Tactill. Für internationale Lösungen (Lightspeed, Square, Zettle) überprüfen Sie speziell die Konformität für den französischen Markt. Einige internationale Versionen sind nicht automatisch mit den französischen Anforderungen übereinstimmend.

Ein häufig missverstandener Punkt: die Zertifizierung bezieht sich auf die Software, nicht auf die Hardware. Ob Sie ein iPad, ein Android-Tablet oder einen PC verwenden, es ist die Kassensoftware, die zertifiziert werden muss. Die Hardware selbst benötigt keine spezielle Zertifizierung (außer den Standard-Elektrosicherheitsnormen). Andererseits, wenn Sie eine nicht zertifizierte Kassensoftware auf zertifizierte Hardware verwenden, bleiben Sie nicht konform.

Die Software-Updates müssen auch die Konformität gewährleisten. Wenn Ihr Anbieter eine neue Version bereitstellt, muss diese die gleichen Zertifizierungskriterien erfüllen. NF525-zertifizierte Anbieter werden regelmäßig vom LNE auditiert, um die Kontinuität der Konformität zu gewährleisten. Stellen Sie sicher, dass Ihr Vertrag die Updates und die Verpflichtung des Anbieters zur Aufrechterhaltung der Zertifizierung umfasst.

Für Gastronomen, die mehrere Tools nutzen (Kasse, Bestellaggregator, Bestellterminal), stellt sich die Frage der Konformität für jedes Tool, das Zahlungen erfasst. Ihre Hauptkasse muss zertifiziert sein, aber wenn Ihr Bestellterminal ebenfalls Zahlungen abwickelt, muss es ebenfalls konform sein. Überprüfen Sie jeden Baustein Ihrer Zahlungsabwicklungskette.

Zusammenfassend: Nehmen Sie die NF525-Zertifizierung nicht leicht. Überprüfen Sie, ob Ihre Kassensoftware auf der Liste der von der LNE zertifizierten Software ist (verfügbar auf ihrer offiziellen Website), bewahren Sie Ihr Zertifikat oder Ihre Konformitätsbescheinigung auf und stellen Sie sicher, dass jedes Update diese Konformität aufrechterhält. Dies ist eine minimale Investition, um eine Geldstrafe von 7.500 Euro und steuerliche Komplikationen zu vermeiden.