Certificazione NF525 : cosa dice la legge sui registratori di cassa

Dal 1° gennaio 2018, la legge francese impone a ogni commerciante soggetto all’IVA che registra i pagamenti dei propri clienti tramite un software o un sistema di cassa di disporre di un software certificato conforme. Tale obbligo, derivante dalla legge finanziaria per il 2016 (articolo 88), mira a combattere l’evasione IVA. Per i ristoratori, comprendere tale regolamentazione è essenziale per evitare sanzioni finanziarie pesanti.

La certificazione NF525, rilasciata dal LNE (Laboratoire National de métrologie et d’essais), è lo standard di riferimento per i software di cassa in Francia. Garantisce quattro condizioni fondamentali: l’inalterabilità (i dati registrati non possono essere modificati), la sicurezza (i dati sono protetti da qualsiasi manipolazione), la conservazione (i dati sono archiviati per un minimo di 6 anni) e l’archiviazione (i dati sono accessibili in caso di controllo fiscale).

In caso di controllo, se il vostro software di cassa non è certificato, rischierete una sanzione di 7.500 euro per ogni software non conforme. Avrete quindi 60 giorni per mettervi in conformità. In caso di recidiva, la sanzione viene raddoppiata. Per un ristorante con più punti vendita, le sanzioni possono accumularsi rapidamente. È quindi fondamentale verificare che la vostra soluzione sia effettivamente certificata prima di qualsiasi controllo.

La certificazione NF525 non è l’unico percorso di conformità. La legge accetta anche un’attestazione individuale dell’editore del software. Alcuni editori come Square o Zettle rilasciano un’attestazione individuale piuttosto che passare attraverso la certificazione NF525. Questa attestazione ha lo stesso valore legale, ma impegna unicamente l’editore e non un organismo indipendente. In caso di controversie, la certificazione NF525 offre una maggiore sicurezza legale.

La maggior parte dei software di cassa principali del mercato francese è certificata NF525: Zelty, Innovorder, Popina, Cashpad, L’Addition, Tactill. Per le soluzioni internazionali (Lightspeed, Square, Zettle), verificate specificamente la conformità per il mercato francese. Alcune versioni internazionali non sono automaticamente conformi ai requisiti francesi.

Un punto spesso fraint: la certificazione riguarda il software, non l’hardware. Che tu utilizzi un iPad, un tablet Android o un PC, è il software di cassa che deve essere certificato. L’hardware stesso non ha bisogno di una certificazione specifica (salvo le norme di sicurezza elettrica standard). Tuttavia, se utilizzi un software di cassa non certificato su hardware certificato, rimani non conforme.

Gli aggiornamenti del software devono inoltre garantire la conformità. Quando il tuo editore implementa una nuova versione, questa deve rispettare gli stessi criteri di certificazione. Gli editori certificati NF525 sono regolarmente sottoposti a audit da parte del LNE per garantire la continuità della conformità. Assicurati che il tuo contratto includa gli aggiornamenti e che il tuo editore si impegni a mantenere la certificazione.

Per i ristoratori che utilizzano più strumenti (cassaforte, aggregatore di ordini, bancone di ordinazione), la questione della conformità sorge per ogni strumento che registra pagamenti. La vostra cassaforte principale deve essere certificata, ma se il vostro bancone di ordinazione incassa anche pagamenti, anche questo deve essere conforme. Verificate ogni anello della vostra catena di incasso.

In sintesi: non acquisire la certificazione NF525 alla leggera. Verificate che il vostro software di cassa sia presente nella lista dei software certificati dal LNE (disponibile sul loro sito ufficiale), conservate il vostro certificato o attestazione di conformità, e assicuratevi che ogni aggiornamento mantenga tale conformità. È un investimento minimo per evitare una sanzione di 7.500 euro e complicazioni fiscali.