Sertifikasyon NF525 : Hukuk, kasalarda ne diyor?

1 Ocak 2018’den itibaren, Fransız yasası, Maktu Katma Değer Vergisi (KDV) mükellef olan tüm işletmelere, ödemelerini bir yazılım veya kasa sistemi aracılığıyla müşterilerine kaydedenlerin, sertifikalı ve uyumlu bir yazılım kullanması gerektiğini zorunlu kılıyor. Bu zorunluluk, 2016 Finans Yasası’nın (Madde 88) bir sonucudur ve KDV dolandırıcılığıyla mücadele amacıyla oluşturulmuştur. Restoran işletmeleri için bu düzenlemeyi anlamak, ağır mali cezaları önlemek için gereklidir.

NF525 sertifikası, LNE (Ulusal Metrologi ve Deneme Laboratuvarı) tarafından verilen, Fransa’da satış programı yazılımları için referans standarttır. Dört temel koşulu garanti eder: değiştirilemezlik (kaydedilen verilerin değiştirilememesi), güvenli hale getirme (verilerin manipülasyondan korunması), saklama (verilerin en az 6 yıl boyunca arşivlenmesi) ve arşivleme (verilerin vergi denetimi sırasında erişilebilir olması).

Kontrol durumunda, satış yazılımınızın sertifikalı olmaması durumunda, her bir uyumsuz yazılım için 7.500 euro para cezası riske atılabilirsiniz. Uygun hale gelmek için 60 gününüz vardır. Tekrarlarsa, ceza iki katına çıkar. Birden fazla satış noktası bulunan bir restoranda, cezalar hızla birikebilir. Bu nedenle, herhangi bir kontrol öncesinde çözümünüzün sertifikalı olduğundan emin olmak çok önemlidir.

Uyarı: NF525 sertifikası tek uyumluluk yolu değildir. Yasa, yazılım yayıncısının bireysel bir beyanını da kabul etmektedir. Bazı yayıncılar, Square veya Zettle gibi, NF525 sertifikasyon sürecinden geçmek yerine bireysel bir beyan sunmaktadır. Bu beyan aynı yasal değeri taşımaktadır, ancak yalnızca yayıncıyı bağlar ve bağımsız bir kuruluşu değil. Uyuşmazlık durumunda, NF525 sertifikası üstün yasal bir güvenlik sağlar.

Fransız pazarındaki çoğu büyük kasa yazılımı NF525 sertifikalıdır: Zelty, Innovorder, Popina, Cashpad, L’Addition, Tactill. Uluslararası çözümler (Lightspeed, Square, Zettle) için, Fransız pazarı için uyumluluğu özellikle kontrol edin. Bazı uluslararası versiyonlar otomatik olarak Fransızca gereksinimlere uyumlu değildir.

Sıkça yanlış anlaşılan bir nokta: sertifikasyon yazılıma değil, donanıma yöneliktir. iPad, Android tablet veya PC kullanırsanız, kasa yazılımının sertifikalı olması gerekir. Donanım kendisi özel bir sertifikasyona ihtiyaç duymaz (standart elektrik güvenlik normlarına ek olarak). Ancak, sertifikalı donanımda sertifikalı olmayan bir kasa yazılımı kullanırsanız uyumlu olmaktan çıkarsınız.

Yazılım güncellemeleri ayrıca uyumluluğu sağlamalıdır. Yazıcınız yeni bir sürüm dağıttığında, bu sürümün aynı sertifikasyon kriterlerini karşılaması gerekir. NF525 sertifikalı yazıcılar, uyumluluğun devamını sağlamak için LNE tarafından düzenli olarak denetlenir. Sözleşmenizin güncellemeleri içermesini ve yazıcınızın sertifikasyonun sürdürülmesi konusunda taahhütte bulunmasını sağlayın.

Restoranlar birden fazla araç kullanıyorsa (kasa, sipariş toplama aracı, sipariş verme terminali), her araçın ödeme kaydettiği için uyumluluk sorunu ortaya çıkar. Ana kasanızın sertifikalı olması gerekir, ancak sipariş verme terminaliniz de ödeme kabul ediyorsa, aynı zamanda uyumlu olmalıdır. Ödeme zincirinizin her bir halkasını kontrol edin.

Özetle: NF525 sertifikasını hafife almayın. Yazılımınızın sertifikalı yazılım listesinde olup olmadığını kontrol edin (LNE’nin resmi web sitesinde mevcuttur), sertifikalarınızı veya uyumluluk belgelerinizi saklayın ve her güncellemenin bu uyumluluğu sürdürdüğünden emin olun. Bu, 7.500 Euro’luk bir ceza ve vergi karmaşıklıklarından kaçınmak için yapılan minimal bir yatırımdır.