Certificering NF525 : hvad siger loven om kasseapparater

Fra 1. januar 2018 pålægger den franske lov enhver detailhandler, der er underlagt moms, som registrerer betalinger fra sine kunder via software eller et kassesystem, at have certificeret software, der er i overensstemmelse med loven. Denne forpligtelse, der stammer fra finansloven for 2016 (artikel 88), har til formål at bekæmpe momsfræde. For restauratører er det essentielt at forstå denne regulering for at undgå alvorlige økonomiske sanktioner.

NF525-certificeringen, udstedt af LNE (Nationalt Metrologi- og Testlaboratorium), er den anerkendte standard for kassesystemer i Frankrig. Den garanterer fire fundamentale betingelser: uforanderlighed (registreret data kan ikke ændres), sikkerhed (data er beskyttet mod manipulation), opbevaring (data arkiveres i mindst 6 år) og arkivering (data er tilgængelige ved skatteregnskabsrevisioner).

Ved en kontrol, hvis din kassesoftware ikke er certificeret, risikerer du en bøde på 7.500 euro pr. ikke-overholdende software. Du har herefter 60 dage til at blive i overensstemmelse. Ved gentagelse fordobles bøden. For en restaurant med flere salgssteder kan bøderne hurtigt akkumuleres. Det er derfor afgørende at kontrollere, at din løsning er korrekt certificeret før enhver kontrol.

Opmærksomhed: Certificeringen NF525 er ikke den eneste overensstemmelsesmåde. Lovgivningen accepterer også en individuel erklæring fra softwareudvikleren. Nogle udviklere som Square og Zettle udleverer en individuel erklæring i stedet for at gennemgå certificeringen NF525. Denne erklæring har samme juridiske værdi, men forpligter udelukkende udvikleren og ikke et uafhængigt organ. I tilfælde af tvister giver certificeringen NF525 en overlegen juridisk sikkerhed.

De fleste store kasseprogrammer på det franske marked er NF525-certificerede: Zelty, Innovorder, Popina, Cashpad, L’Addition, Tactill. For internationale løsninger (Lightspeed, Square, Zettle) skal du specifikt kontrollere overholdelsen for det franske marked. Nogle internationale versioner er ikke automatisk i overensstemmelse med de franske krav.

Et et punkt, der ofte misforstås: certificeringen vedrører softwaren, ikke hardwaren. Uanset om du bruger en iPad, en Android-tablet eller en PC, er det kasseresoftwaren, der skal være certificeret. Selve hardwaren behøver ikke en specifik certificering (udover standard elektriske sikkerhedsstandarder). Men hvis du bruger ucertificeret kasseresoftware på certificeret hardware, er du stadig ikke i overensstemmelse med reglerne.

Softwareopdateringer skal også sikre overholdelse. Når din udgiver implementerer en ny version, skal den overholde de samme certificeringskriterier. Certificerede udgivere efter NF525 auditeres regelmæssigt af LNE for at sikre kontinuitet i overholdelsen. Sørg for, at din kontrakt omfatter opdateringer og at din udgiver forpligter sig til at opretholde certificeringen.

For restauranterne, der bruger flere værktøjer (kasse, ordre aggregator, ordreterminal), er spørgsmålet om overholdelse relevant for hvert værktøj, der behandler betalinger. Din primære kasse skal være certificeret, men hvis din ordreterminal også tager betalinger, skal den også være overholdende. Tjek hvert led i jeres betalingskæde.

Kort sagt: tag ikke NF525-certificeringen letvægtigt. Tjek at din kassesoftware er på listen over certificerede software fra LNE (tilgængelig på deres officielle hjemmeside), bevar dit certifikat eller overensstemmelsesattest, og sørg for at hver opdatering opretholder denne overensstemmelse. Det er en minimal investering for at undgå en bøde på 7.500 euro og skattemæssige komplikationer.