Certificación NF525: ¿qué dice la ley sobre las cajas registradoras

Desde el 1 de enero de 2018, la ley francesa obliga a todo comerciante sujeto al IVA que registra los pagos de sus clientes a través de un software o sistema de caja a disponer de un software certificado conforme. Esta obligación, derivada de la ley de finanzas para 2016 (artículo 88), tiene como objetivo luchar contra el fraude del IVA. Para los restauradores, comprender esta regulación es esencial para evitar sanciones financieras graves.

La certificación NF525, otorgada por el LNE (Laboratoire National de métrologie et d’essais), es el estándar de referencia para los programas de punto de venta en Francia. Garantiza cuatro condiciones fundamentales: la inalterabilidad (los datos registrados no pueden ser modificados), la seguridad (los datos están protegidos contra cualquier manipulación), la conservación (los datos se archivan durante un mínimo de 6 años) y el archivo (los datos son accesibles en caso de control fiscal).

En caso de control, si su software de punto de venta no está certificado, corre el riesgo de una multa de 7.500 euros por cada software no conforme. Tiene 60 días para ponerse en conformidad en caso de ello. En caso de reincidencia, la multa se duplica. Para un restaurante con varias sucursales, las multas pueden acumularse rápidamente. Por lo tanto, es crucial verificar que su solución esté bien certificada antes de cualquier control.

La certificación NF525 no es el único camino de conformidad. La ley también acepta una declaración individual del editor del software. Algunos editores como Square o Zettle entregan una declaración individual en lugar de pasar por la certificación NF525. Esta declaración tiene el mismo valor legal, pero solo compromete al editor y no a un organismo independiente. En caso de disputa, la certificación NF525 ofrece una seguridad jurídica superior.

La mayoría de los softwares de punto de venta principales del mercado francés están certificados NF525: Zelty, Innovorder, Popina, Cashpad, L’Addition, Tactill. Para las soluciones internacionales (Lightspeed, Square, Zettle), verifiquen específicamente la conformidad para el mercado francés. Algunas versiones internacionales no son automáticamente conformes a los requisitos franceses.

Un punto a menudo mal comprendido: la certificación se refiere al software, no al hardware. Si utilizas un iPad, una tableta Android o una PC, es el software de punto de venta el que debe ser certificado. El hardware en sí mismo no necesita una certificación específica (además de las normas de seguridad eléctrica estándar). Sin embargo, si utilizas un software de punto de venta no certificado en hardware certificado, sigues sin cumplir.

Las actualizaciones de software también deben mantener la conformidad. Cuando su editor despliega una nueva versión, ésta debe respetar los mismos criterios de certificación. Los editores certificados NF525 son auditados regularmente por el LNE para garantizar la continuidad de la conformidad. Asegúrese de que su contrato incluya las actualizaciones y que su editor se comprometa a mantener la certificación.

Para los restaurantes que utilizan varias herramientas (cajero, agregador de pedidos, terminal de pedidos), la cuestión de la conformidad se plantea para cada herramienta que registra pagos. Su cajero principal debe estar certificado, pero si su terminal de pedidos también cobra pagos, también debe ser conforme. Verifique cada eslabón de su cadena de cobro.

En resumen: no tome la certificación NF525 a la ligera. Verifique que su software de punto de venta figure en la lista de software certificados por el LNE (disponible en su sitio web oficial), conserve su certificado o comprobante de conformidad, y asegúrese de que cada actualización mantenga esta conformidad. Es una inversión mínima para evitar una multa de 7.500 euros y complicaciones fiscales.